在做会议策划时我们应该考虑的非常全面,因为在大数据时代,对于数据的安全把控,会议中突发事件的应变能力,是一个企业开会时最重要的任务。接下来会议策划公司为大家说说会议策划公司最看重酒店的哪几点服务。
1、WIFI需求
WiFi是所有会议无线服务的最基础的需求。酒店是否能提供高速稳定的WIFI,来配合现场电脑、平台、手提电脑的应用,已是当下办会者关注的首选。
2、电源资源
手机、电脑没电了,对于一个现代人来说是极为重要的问题。现下的机场、火车站、车站的充电条件已经远不能满足人们大幅增长的充电需求。
同样面对挑战的还有酒店和会展方。因此企业在举办会议、活动等过程,酒店除了要在大堂、餐厅、健身房、休息区等要增加大量的电源设备外,在参会现场也同样要有应急充电设备才行。
3、A/V设备
会议过程中因音频、视频连接不当而造成的的现场失误的情况也屡见不鲜。成本控制和技术质量又是目前会议策划者和酒店方的双重挑战。会议策划者应熟知设备的专业术语,同时能够灵活应对酒店方、与会者提出的需求。
酒店也必须提供前沿优秀的技术服务并时刻更新维护,同时应配备专业人员对设备进行调控维护,确保办会者和参会者的现场体验。
4、信息数据的安全性
一旦会议流程遭到黑客或者竞争对手的攻击,对于企业来说将会造成巨大损失。这就要求酒店在会议举办的周围,针对各种设施、设备、物理环境、应急措施等进行保密技术检查,扫除一切窃密隐患。
同时对涉密会议场所内部的通信设备、计算机、扩音设备、投影设备等电子设备进行保密技术检测,必要时,应当专门配备保密技术检测设备。
会议期间,做好现场的安检工作,开会期间不得让无关人员进入会场,检查核对进入会场的人员身份,不能随意引带无关人员进入。
以上几点就是办会者高度关注焦点和复杂问题,并需要酒店能提供持续且有效的长期的解决方案。
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